Vinnureglur framkvæmdarstjórnar SÍF 2018-2019

0. Formáli

MEÐ TILLITI TIL 33. greinar laga SÍF, eftirfarandi:

,,Fráfarandi stjórn skal leggja til vinnureglur stjórnar sem kynntar eru á fyrsta löglega framkvæmdastjórnarfundi nýrrar stjórnar. Nýkjörinni framkvæmdastjórn er heimilt að gera breytingar á þessum drögum, og skal samþykkja vinnureglur eigi síðar en mánuði eftir aðalþing.

Vinnureglur framkvæmdastjórnar skulu lagðar fyrir til staðfestingar á fyrsta sambandsstjórnarfundi hvers kjörtímabils. Fulltrúum á sambandsstjórnarfundi er heimilt að koma með breytingartillögur á fundinum.

Vinnureglur teljast gildar frá þeim tíma sem þær eru samþykktar af framkvæmdastjórn.’’

 

MEÐ TILLITI TIL ráðlagninga fráfarandi framkvæmdastjórnar,

ÞAR SEM framkvæmdastjórn leggur áherslu á heilbrigð og jákvæð samskipti innan SÍF,

ÞAR SEM framkvæmdastjórn leggur áherslu á lýðræðisleg vinnubrögð og virðingu fyrir því lýðræðislega umboði sem henni er veitt,

ÞAR SEM framkvæmdastjórn áttar sig á nauðsyn sterkra vinnureglna til að leiðbeina henni í störfum sínum,

HEFUR FRAMKVÆMDASTJÓRN SÍF SAMÞYKKT EFTIRFARANDI VINNUREGLUR, OG LEGGUR ÞÆR FYRIR SAMBANDSSTJÓRN TIL STAÐFESTINGAR:

1. Stöður innan framkvæmdastjórnar

Gr. 1.1: Formaður

  • Formaður:
    1. boðar bæði framkvæmdastjórnar- og sambandsstjórnarfundi,
    2. stýrir að jafnaði framkvæmdastjórnarfundum,
    3. boðar og setur aðalþing.

Gr. 1.2: Varaformaður

  • Varaformaður:
    1. er staðgengill formanns,
    2. skráir að jafnaði fundargerðir.

Gr. 1.3: Gjaldkeri

  • Gjaldkeri:
    1. hefur yfirlit yfir fjárhagsstöðu SÍF og heldur stjórn upplýstri um fjármál þess,
    2. greiðir framkvæmdastjóra mánaðarleg laun,
    3. gjaldkeri skal skila stuttu yfirlit yfir fjárhagsstöðu félagsins fyrir hvern ársfjórðung,
    4. heldur utan um innheimtu ársgjalds.

Gr. 1.4: Margmiðlunarstjóri

  • Margmiðlunarstjóri:
    1. hefur yfirumsjón yfir vefsíðu SÍF,
    2. sér um samfélagsmiðla SÍF,
    3. er tengiliður framkvæmdastjórnar við ritstjóra framhaldsskólablaðsins,
    4. er tengiliður SÍF við fjölmiðla.

Gr. 1.5: Alþjóðafulltrúi

  • Alþjóðafulltrúi:
    1. er tengiliður framkvæmdastjórnar við OBESSU og NSSN,
    2. sér um að framkvæmdastjórn fari yfir skjöl OBESSU fyrir COMEM og GA,
    3. sér um að miðla þekkingu sinni, nánar skilgreint neðar í skjalinu, frá viðburðum erlendis til framkvæmdastjórnar og framhaldsskólanema á Íslandi,
    4. skal vera virkur inni á Basecamp-kerfi OBESSU og koma upplýsingum áfram til framkvæmdastjórnar og framkvæmdastjóra.

Gr. 1.6: Forvarnar- og jafnréttisfulltrúi

  • Forvarnar- og jafnréttisfulltrúi:
    1. er í fararbroddi í þeim verkefnum sem snúa að jafnréttis- og forvarnarmálum, svo sem aðgengi fatlaðra að skólum og sálfræðiþjónusta framhaldsskólanema.
    2. skal vera tengiliður nemenda varðandi trúnaðarmál og skal í hvert skipti fyrir sig ákveða hvort málið haldi áfram til framkvæmdastjórnar og ef svo hvaða upplýsingar skal afmá.

Gr. 1.7: Verkefnastjóri

  • Verkefnastjóri:
    1. heldur utan um skipulagningu afmælis SÍF (7. nóvember),
    2. heldur utan um skipulagningu á Alþjóðlegum degi stúdenta (17. nóvember),
    3. heldur utan um þáttöku SÍF í 1. maí göngunni,
    4. heldur utan um skipulagningu, ásamt framkvæmdastjóra, tveggja sambandsstjórnarfunda,
    5. heldur utan um önnur verkefni sem tengjast ekki beint hlutverkum annarra stjórnarmeðlima.

2. Verksvið stjórnarfulltrúa

Gr. 2.1:

  • Stjórnameðlimir skulu skipta með sér eftirfarandi verksviðum eftir færni og reynslu hvers og eins.

(a) Fulltrúi í málum sem varða Alþingi:

  • Fulltrúi skal fylgjast með þeim tillögum sem liggja fyrir Alþingi og halda stjórn upplýstri um þau sem varða framhaldsskólanemendur.
  • Fulltrúi skal skrifa drög að umsögnum um þingmál sem SÍF tekur afstöðu til.
  • Fulltrúi skal ráðleggja stjórn um lobbýisma félagsins.

(b) Fulltrúi SÍF í LUF:

  • Fulltrúi skal vera tengiliður SÍF við önnur félagasamtök sem starfa við svipuð verkefni og SÍF.
  • Fulltrúi skal mæta á fulltrúaráðsfundi LUF og halda stjórn upplýstri um störf þess.
  • Fulltrúi skal vera helsti tengiliður SÍF við LUF og svara könnunum og spurningum frá félaginu.

(c) Varafulltrúi SÍF í LÍN:

  • Fulltrúi skal fylgjast með störfum LÍN, vinnu að lögum LÍN, og vinnu að úthlutunarreglum LÍN.
  • Fulltrúi skal leggja til áherslur SÍF í árlegri vinnu að úthlutunarreglum LÍN.
  • Fulltrúi skal mæta á stjórnarfundi LÍN þegar að framkvæmdastjóri kemst ekki.

(d) Styrktarumsóknafulltrúi:

  • Fulltrúi skal aðstoða framkvæmdastjóra við ritun styrktarumsókna.

(e) Söngkeppnisfulltrúi:

  • Fulltrúi skal hafa umsjón með skipulagningu söngvakeppnis framhaldsskólanna.
  • Fulltrúi skal vera tengiliður SÍF við framkvæmdaraðila keppninnar og halda stjórn upplýstri um stöðu hennar.

(f) Persónuverndarfulltrúi:

  • Fulltrúi skal kynna sér lög um meðferð persónuupplýsinga og GDPR.
  • Fulltrúi skal tryggja eftirfylgni SÍF við þessi lög og vinnureglur stjórnar um persónuvernd.
  • Fulltrúi skal aðstoða aðildarfélög sambandsins við eftirfylgni laga um persónuvernd og GDPR.
  • Fulltrúi skal sjá um kvartanir á grundvelli persónuverndar, og vera tengiliður stjórnar við Persónuvernd.

(g) Fulltrúi SÍF í vinnuhóp nemenda með fatlanir:

  • Fulltrúi skal skipuleggja fundi vinnuhóps nemenda með fatlanir og sitja að jafnaði sem fundarstjóri þeirra.
  • Fulltrúi skal aðstoða vinnuhópinn við framkvæmd þeirra verkefna sem þau taka fyrir, innan stefna SÍF.
  • Fulltrúi skal halda framkvæmdastjórn upplýstri um verkefni vinnuhópsins.

(h) Fulltrúi SÍF í skipulagningshóp Seeds for Integration Pillar 2 verkefnis:

  • Fulltrúi skal skipuleggja fundi skipulagningshópsins og sitja að jafnaði sem fundarstjóri þeirra.
  • Fulltrúi skal aðstoða skipulagningshópinn við framkvæmd þeirra verkefna sem þau taka fyrir, innan stefna SÍF.
  • Fulltrúi skal halda stjórn upplýstri um verkefni skipulagningshópsins.

Gr. 2.2: Sérstakar og áríðandi aðstæður

Í sérstökum og áríðandi aðstæðum mega formaður og varaformaður taka ákvarðanir sem ekki hafa stórvægilegar afleiðingar fyrir félagið. Þurfa þeir að sammælast um að aðstæðurnar séu slíkar og skulu þeir láta framkvæmdastjórn vita undir eins.

3. Ferðir

Gr. 3.1: Undirbúningur og frásögn

  • Meirihluti stjórnar skal ákveða hver mætir fyrir hönd SÍF á viðburði erlendis byggt á vilja, getu, sérþekkingu, og reynslu einstaklinga.
  • Eftir ferð fyrir hönd SÍF skal stjórnarmeðlimur rita skýrslu sem gerir grein fyrir ákvörðunum teknum fyrir hönd SÍF samkvæmt gr. 3.3, helstu niðurstöðum viðburðarins, öllum verkefnum sem stofnað var til á viðburðinum með aðkomu SÍF, og öðrum upplýsingum sem stjórnarmeðlimi þykir við hæfi.
    • Stjórnarmeðlimur skal kynna þessa skýrslu eigi síðar en á þarnæsta framkvæmdastjórnarfundi sem stjórnarmeðlimurinn mætir á.

 

Gr. 3.2: Þáttaka

  • Stjórnarmeðlimir skulu ávallt mæta tímanlega á viðburði sem þeir eru skráðir á.
  • Fylgjast vel með og skrá niður það sem fer fram.
  • Vera virkir og taka þátt í viðburðinum.
  • Stjórnarmeðlimir skulu hafa í huga að þeir eru fulltrúar SÍF á fundinum og forðast að verða félaginu til skammar.
  • Stjórnarmeðlimir skulu hafa í huga æskulýðslög (Lög nr. 70/133 28. mars 2007) sem gilda um félög sem þiggja styrki frá Mennta- og menningarmálaráðuneytinu.

 

Gr. 3.3: Heimildir til opinberrar tjáningar fyrir hönd SÍF

  • Stjórnarmeðlimum í ferð fyrir hönd SÍF er heimilað að taka ákvarðanir fyrir hönd SÍF á viðburðum og kjósa fyrir hönd SÍF í samræmi við stefnur SÍF og ályktanir sambandsstjórnar, þegar þess er krafist á viðburðinum.
  • Taka og tjá rökrétta afstöðu í einstökum málefnum f.h. SÍF telji hann sú afstaða samræmast stefnum SÍF og ályktunum sambandsstjórnar hverju sinni, nema stjórn hafi fyrirfram ákveðið afstöðu.
    • Fyrirfram ákveðin afstaða SÍF skal taka mið af stefnum SÍF og ályktunum sambandsstjórnar.
    • Hafi tveir eða fleiri fulltrúar SÍF atkvæði á viðburði skal hver um sig meta afstöðu SÍF í samræmi við stefnur SÍF og ályktanir sambandsstjórnar. Er þeim ekki skylt að kjósa eins.

 

Gr. 3.4: Matarpeningar

  • Stjórnarmeðlimir SÍF ásamt framkvæmdastjóra fá matarpeninga á ferðum sínum erlendis og á viðburði innanlands. (Á meðan á ferðalagi stendur t.d. leið milli landa eða á sambandsstjórnarfundi á landsbyggðinni).
  • Viðmið fyrir matarpeninga skal vera 350 kr á hvern byrjaða klukkutíma ferðarinnar.

4. Fundir og samskipti innan stjórnar

Gr. 4.1: Framkoma stjórnarmeðlima

  • Stjórnarmeðlimir skulu koma fram við hvern annan af virðingu, og miða að því að stuðla að jákvæðum og heilbrigðum samskiptum innan stjórnarinnar.
  • Stjórnarmeðlimir skulu gefa hljóð og hlusta á aðra stjórnarmeðlimi á stjórnarfundum.
  • Stjórnarmeðlimir skulu gera heiðarlega tilraun til þess að mæta tímanlega á fundi, og tilkynna forföll fyrir 12:00 á fundardegi þegar mögulegt og raunhæft.
  • Stjórnarmeðlimir skulu virða vinnutíma framkvæmdastjóra.
  • Stjórnarmeðlimir skulu fylgja siðareglum LUF, og bera sömu ábyrgð gagnvart SÍF og þær kveða á um að stjórnarmeðlimir LUF beri gagnvart LUF.

                                                                                              

Gr. 4.2: Fundarstjórn og fundarritun

  • Formaður skal að jafnaði vera fundarstjóri, en framkvæmdastjórn má kjósa annan.
    • Tillaga um breyttan fundarstjóra skal afgreiða með forgangi.
  • Varaformaður skal að jafnaði vera fundarritari, en framkvæmdastjórn má kjósa annan.
    • Tillaga um breyttan fundarritara skal afgreiða með forgangi, en þó eftir tillögum um breyttan fundarstjóra.
  • Ákvarðanir framkvæmdastjórnarfunda taka þegar gildi.
  • Rituð skal fundargerð fyrir hvern fund, þar sem kemur fram að hvaða ákvarðanir hafa verið teknar.
    • Fundargerð skal staðfest á næsta fundi, þar sem stjórn staðfestir að rétt sé haft eftir síðasta fundi.
  • Fundargerðir stjórnarfunda skulu gerðar aðgengilegar á heimasíðu SÍF innan við mánuð frá ritun hennar, þar sem allir dagskrárliðir og ákvarðanir koma fram, fyrir utan trúnaðarmál (Gr. 6.1).

 

Gr. 4.3: Þáttaka stjórnarmeðlima

  • Stjórnarmeðlimir skulu setja framkvæmdastjórnarfundi í forgang og mæta ávallt þegar þeir sjá sér fært að gera svo.
  • Stjórnarmeðlimir skulu gera heiðarlega tilraun til þess að mæta á sem flesta vinnufundi.
  • Stjórnarmeðlimir mega mæta á fundi rafrænt eða símleiðis.
  • Dveljist stjórnarmeðlimur utan höfuðborgarsvæðisins, en þó nógu nálægt til að keyra á fundi, skal Sambandið endurgreiða bensínkostnað hans.
    • Framkvæmdastjórn er heimilt að setja hámark eða ákvarða viðmið á endurgreiðslu bensínkostnaðar.

 

Gr. 4.4: Samskipti utan funda

  • Stjórnarmeðlimir skulu fylgjast með tölvupóstum sínum.
  • Stjórnarmeðlimir skulu vera virkir á facebook-hópi stjórnar og hópspjalli.
  • Ákvarðanir teknar utan funda teljast gildar sé skriflegt samþykki meirihluta stjórnar til staðar á facebook-hópi framkvæmdastjórnar, hópspjalli framkvæmdastjórnar, eða í tölvupósti til allra meðlima framkvæmdastjórnar.

5. Samskipti út á við

Gr. 5.1: Opinber samskipti og tilkynningar

  • Engar tilkynningar eða opinber samskipti skulu birtar án samþykkis meirihluta framkvæmdastjórnar í samræmi við gr. 4.4 (3. msg.), háð undanþágum í vinnureglum þessum.
    • Gera má mutatis mutandis breytingar eftir að samþykki hefur verið veitt.
  • Formlegar tilkynningar eða opinber samskipti skulu greinilega merkt SÍF.
  • Einungis má undirrita efni sem framkvæmdastjórnarmeðlimur SÍF ef það er formleg tilkynning eða opinber samskipti sem samþykkt hefur verið af stjórn.
  • Öll opinber samskipti fyrir hönd SÍF skulu taka tillit til stefna félagsins og ályktana sambandsstjórnar. Stjórnarmeðlimir eru fulltrúar SÍF og er ekki heimilt að tala opinberlega beint eða óbeint gegn stefnum félagsins, eða ályktunum sambandsstjórnar sem slíkir.
  • Stjórnarmeðlimir skulu gæta þess að vera þverpólitískir í störfum sínum.

 

Gr. 5.2: Samskipti við fjölmiðla

  • Samskipti við fjölmiðla sem stjórnarmeðlimur SÍF teljast formleg samskipti fyrir hönd SÍF, en stjórnarmeðlimum er heimilt að svara blaðamönnum án fyrirfram samþykkis, þrátt fyrir aðrar greinar í vinnureglum þessum.
  • Óski fjölmiðill eftir viðtali með fyrirvara skal stjórnarmeðlimur láta framkvæmdastjórn vita.

 

Gr. 5.3: Samfélagsmiðlar SÍF

  • Efni birt á samfélagsmiðlum SÍF telst ávallt opinber samskipti fyrir hönd SÍF.
  • Margmiðlunarstjóri hefur yfirumsjón yfir samfélagsmiðla félagsins, og er heimilt að birta efni án samþykkis stjórnar, þrátt fyrir aðrar reglur í vinnureglum þessum.
    • Framkvæmdastjóra er heimilt að birta efni án samþykkis stjórnar, þrátt fyrir aðrar reglur í vinnureglum þessum.
    • Meirihluta framkvæmdastjórnar er heimilt að veita og afturkalla þessa heimild að vild, og má fjarlægja, breyta, eða bæta við efni þyki henni við hæfi.

6. Persónuvernd  & Trúnaðarmál

Gr. 6.1: Trúnaðarmál

  • Stjórnarmeðlimir skulu halda trúnaði yfir þau mál er stjórn þykir þurfa, þar með talið (en ekki takmarkað við):
    • (a) mál sem utanaðkomandi málsaðili óskar eftir trúnaði yfir,
    • (b) mál sem varða brot gegn einum einstaklingi,
    • (c) innanhúss ágreiningsmál innan nemendafélags eða SÍF

 

Gr. 6.2: Netföng

    • Stjórnarmeðlimir skulu einungis nota SÍF netföng í málum sem varða SÍF, aldrei persónuleg netföng.
    • Stjórnarmeðlimir skulu ekki nota SÍF netföng fyrir persónuleg mál.

 

  • SÍF netföngum verður eytt mánuði eftir að stjórnarmeðlimur gegnir ekki lengur trúnaðarstörfum fyrir SÍF, nema stjórn telji ástæðu til annars.

 

 

Gr. 6.3: Persónugreinanleg gögn

  • Fara skal með persónugreinanleg gögn í samræmi við lög um persónuvernd og GDPR.
  • Persónugreinanlegum gögnum skal eytt þegar ekki er lengur þörf á þeim.
  • Persónugreinanlegum gögnum skal aldrei de    ilt utan félagsins eða með persónulegu netfangi.

7. Viðurlög

Gr. 7.1: Almennt

  • Allir framkvæmdastjórnarmeðlimir mega bera upp tillögu um beitingu viðurlaga.
    • Skulu síkar tillögur bornar upp á löglegum framkvæmdastjórnarfundi eða lúta sömu skilyrðum og ákvarðanir samkvæmt gr. 4.4 (3. msg)
    • Láta skal eftirlitsnefnd vita af öllum tillögum til beitingu viðurlaga.
  • Meirihluti framkvæmdastjórnar sker úr um beitingu viðurlaga.
  • Eftirlitsnefnd er heimilt að bera beitingu viðurlaga, eða flutta tillögu til beitingar viðurlaga, undir sambandsstjórn á næsta sambandsstjórnarfundi, eða aðalþing sé aðalþing haldið fyrir næsta sambandsstjórnarfund.
    • Sambandsstjórn og aðalþing hafa heimild til þess að
  1. beita þessum viðurlögum,
  2. taka til baka beitingu viðurlaga,
  3. breyta beitingu viðurlaga að tillögu eftirlitsnefndar.
  • Framkvæmdastjórn er heimilt að óska eftir áliti eftirlitsnefndar um vinnureglur þessar eða beitingu viðurlaga. Slíkt álit er ekki bindandi.

 

Gr. 7.2: Viðvaranir

  • Framkvæmdastjórn er heimilt að veita stjórnarmeðlimi viðvörun brjóti hann á reglum þessum.
  • Endurtekin brot eftir viðvörun geta varðað alvarlegri viðurlög. Tekur framkvæmdarstjórn ákvörðun um slíkt.

 

Gr. 7.3: Tímabundinn brottrekstur stjórnarmeðlims

  • Framkvæmdastjórn er heimilt að víkja stjórnarmeðlimi tímabundið úr starfi við alvarleg eða endurtekin brot, eða við rannsókn brota, telji framkvæmdastjórn það við hæfi.

 

Gr. 7.4: Brottrekstur stjórnarmeðlims

  • Framkvæmdastjórn er heimilt að víkja stjórnarmeðlimi varanlega úr starfi í mjög alvarlegum brotum, eða þegar að stjórnarmeðlimur virðir stefnur SÍF, ákvarðanir sambandsstjórnar, eða ákvarðanir framkvæmdastjórnar að vettugi (þar með talið ákvarðanir um beitingu þessara viðurlaga).
  • Eftirlitsnefnd er heimilt, með einróma ákvörðun nefndarinnar, að vísa brottvísun stjórnarmeðlims til næsta sambandsstjórnarfundar, eða til aðalþings, sé það haldið fyrir næsta sambandsstjórnarfund.
    • Eftirlitsnefnd hefur eina viku til að tilkynna vilja sinn um að beita þessari grein eftir að henni hefur verið upplýst um beitingu 32. gr. laga SÍF.
    • Vísi eftirlitsnefnd ákvörðun um brottrekstur til sambandsstjórnar tekur brottvísunin gildi sem tímabundin brottrekstur þar til sambandsstjórn hefur tekið afstöðu.
Contact Us

We're not around right now. But you can send us an email and we'll get back to you, asap.

Geturðu ekki lesið textann? Fáðu nýjan. captcha txt

Start typing and press Enter to search